自全国美术馆藏品普查项目启动以来，文化行政主管部门归口管理的国有美术馆积极参与，项目取得了较大的进展。然而，参与普查的美术馆大都拍摄和保存了远高于普查标准的影像资料，用于采集和报送普查数据的信息采集软件又不具备美术馆日常管理需要的功能。为此，许多美术馆要求美术馆藏品普查工作办公室提供藏品管理软件，以求能够在普查完成后，采用信息技术手段，提高工作效率和管理水平。文化部有关领导也要求普查工作办公室尽其所能满足基层博物馆的需求。本文拟就美术馆藏品管理系统建设的相关问题提出建议，以期抛砖引玉。

2.藏品管理系统应用现状

国内的博物馆、美术馆行业力求信息化管理，经过十几年的努力，取得了长足进步。大多数国家一级博物馆和相当一部分二级、三级博物馆，已经实现了藏品的信息化管理。其中，国家博物馆、故宫博物院、上海博物馆、首都博物馆、南京博物院、陕西省博物馆、湖南省博物馆等省部共建博物馆的信息化程度已经达到国际先进水平。依托“文物调查和数据库管理系统建设”项目，文物行政部门归口管理的博物馆全部建立了馆藏珍贵文物的电子台账。同时，国家文物局向参与免费开放的博物馆、纪念馆免费提供了由中国文物信息咨询中心研发的藏品管理软件，进一步促进了博物馆行业藏品管理的数字化、规范化，推动信息技术在博物馆行业的普遍应用。在这期间，市场上也出现了一批有较强竞争力的软件公司，向业界提供成熟适用的软件产品。

美术馆作为博物馆的一个重要门类，其中的藏品是其生存和发展的基础。长期以来，美术馆藏品基础管理薄弱，很多中小美术馆家底不清，情况不明。一些规模较大的美术馆，也只有其藏品的分类账而没有总账，更遑论信息化管理。目前，国内真正具有有效藏品管理系统的美术馆不超过10家。究其原因，主要有以下几个方面：

（1）现今，相对成熟的藏品管理软件大部分是针对以文物藏品为主导的博物馆设计的，市场中缺乏专门针对美术馆业务需求的产品化藏品管理软件。此外，这些软件本身也存在着不足，比如不能解决藏品管理面临的分类、计件的难题，不能有效呈现藏品之间的关联关系，以及不能适应美术馆业务流程的多样化和管理体制的变更，距离美术馆的实际需求尚有一定的距离。

（2）尽管较大规模的美术馆可以委托软件公司，单独针对该馆的业务需求定制开发藏品管理软件，但是大多数美术馆无力承担动辄数十万元的软件开发经费和设备经费。

（3）建设藏品信息系统是一个长期渐进、不断完善的过程，而不是一个一蹴而就的“交钥匙工程”。在建设藏品信息系统的过程中，大多数美术馆没有开设IT部门，没有固定的IT年度预算，缺少专业的IT人员，也没有管理网络、数据库的能力。即便是系统开发成功并上线运行，后续的运行维护也较为困难。这样就导致部分美术馆满腔热情地启用藏品管理系统之后，没过多久就将其束之高阁。

（4）不同于传统的文物博物馆，美术馆主要侧重近现代及当代藏品的展览与研究，信息共享与交流的动力较大。但是数据交换标准规范的缺失限制了藏品信息应用的范围，数据共享不足，效益不明显，也使美术馆对建设藏品管理系统的积极性不高。

3.云计算及其优势

近些年来，云计算逐步成熟，为上述问题提供了可行的解决方案。云计算是一种新的运行模式，它将计算任务分布在大量计算机构成的资源池上，使各种应用系统能够根据需要，获取计算力、存储空间和信息服务。这就好像从单台发电机模式转向电厂集中供电模式，它意味着计算能力也可以作为一种商品，通过互联网这一媒介进行流通，取用方便，费用低廉。云计算是虚拟化、公用计算、IaaS(基础设施即服务)、PaaS(平台即服务)、SaaS(软件即服务)等概念综合演变并升华的结果。采用云计算模式，可以建设出运行于云服务中心平台、可配置、可自定义、可统一运行管理的美术馆藏品管理系统。相关美术馆仅需要具备可以上网的电脑，就能方便地使用藏品管理软件。这一藏品管理系统的优点在于：

（1）节省系统建设费用。相关服务器，存储、网络及安全设备均存放于美术普查数据中心，各美术馆无需另行采购。由此，馆方也无需为软件开发支付较大的费用，仅需要根据本馆的实际业务需求配置管理系统即可。这样，就节省了初期的建设投资，降低了项目失败带来的风险。

（2）节省运行维护成本。基于云计算的管理系统在美术馆普查数据中心运行，对系统的维护由该数据中心负责。因此，中小美术馆不需要配备专职的IT人员，也不必支付机房以及相关设备的运行维护经费。

（3）提高系统的可靠性、可用性及数据的安全性。现今，人们普遍接受这样的观念：巨额现金存在银行，远比放在自己家里更安全，美术馆的藏品信息就像人们手中的现金，而云计算服务的数据中心机房就是值得信赖的“银行”。大多数美术馆不具有专业的机房、可靠的安防技防手段和完善的数据备份机制。而云计算服务的数据中心机房配置远高于单个美术馆的机房，并且有专业的团队负责维护。同时，规范的运行制度和监测手段，可以更好地保证系统的稳定性，保障数据的安全。

（4）遵循标准规范，便于数据交换。采用统一开发的藏品管理软件，除了可以灵活配置外，基本的数据指标和业务规则，均严格遵守相关标准规范，保证了藏品数据的一致性与完整性，从而为后续的数据使用、发布、交换、共享奠定了良好的基础。

（5）支持建立美术作品登录机制。文化部颁布的《文物认定管理暂行办法》规定，国家实行文物登录制度。第一次全国可移动文物普查工作中，将建立动态的登录机制。本次美术普查范围主要是文化行政部门归口管理的美术馆，约三百多个收藏单位，50万件藏品，文物藏品范围庞大，还将包括民间收藏文物与境外文物。为此，另行设立专门的云计算空间可以服务整个美术行业，通过提供藏品管理服务，为建立美术作品的登录机制提供支持。

（6）有助于逐步形成大数据应用。数据是互联网时代的核心资源。大数据是指无法在可承受的时间范围内，用常规软件工具进行捕捉和处理的数据集合。因此，单台计算机无法对大数据进行处理，必须采用分布式架构。对海量数据进行分布式数据挖掘必须依靠云计算的分布式处理、分布式数据库、云存储以及虚拟化技术。美术作品本身并不能形成大数据。但是，针对美术作品的行为，包括转移、展览、传播、评价，特别是网上浏览的时间、频次、互动等，都隐藏着与作品相关的有效信息，经过分析处理，有可能挖掘到大众的审美趣味、作品的学术价值以及社会的流行风尚。

4.设计要点

此前，笔者曾组织开发藏品管理软件，对国内部分典型的博物馆、美术馆的藏品管理软件进行过调研。针对美术馆行业的特殊需求，运行于云平台上的软件在设计上应重点考虑以下几个方面：

（1）源头数据一次性采集、多次复用。一般来说，博物馆、美术馆的主要数据可分为账、表、卡、单4个部分，其中，卡与单是源头数据，必须由相关的岗位人员负责录入并审核，保证源头数据的准确性。帐与表中的数据则由系统自动生成，避免人工修改、矫正。特别是总分类账与总账，应在打印、签署后，以表代账，保证电子帐、实物帐的一致性。

（2）自适应的数据结构。除了严格遵循标准规范中的基础指标项，各家美术馆需要自行定义特有的指标项。对于复合指标项，应以主子表的形式予以支持。指标项可定义的属性应包括名称、显示名称、类型、值域以及其他约束性条件。

（3）自定义的业务流程。通常，业务流程都有一个动态变化的过程，这个过程往往受到多方面因素的影响，使其在变化中渐近明晰并最终趋于合理化。目前大多数美术馆的管理模式分为两种，一种是纵向依照流程划分，分为征集、典藏、展览、研究等部门；另一种是横向按藏品部类划分，分为国画、油画、版画、雕刻、民间文物等部门，此外还有两者结合的管理模式。藏品管理系统应构建在开放的应用平台上，根据实际业务管理中的工作流程进行变化，提供可定制、可扩展的流程管理功能。

（4）支持多重分类。目前，美术馆实物账册必须首先按照传统的主要类别，即：国画、油画、版画、雕刻、民间文物进行划分，在该类别之下，逐级划分子类别。文物系统的博物馆则一般采取古代文物按材质、近现代文物按功用的方式来划分。但事实上，不同的视角可以产生不同的分类方法。比如一个人，可以按性别分类，可以按职业分类，也可以按政治面貌分类。因此，藏品的部分属性应作为分类的依据，分类的层次允许自行设定。系统以树形结构，按照自行定义的类别顺序，直观地将藏品逐级分类。

（5）采用层次结构模型，反应藏品之间的关系，解决藏品计件的问题。很多藏品本身不是孤立的，而是与其他藏品有着密切关系。比如“八仙过海”，是由若干个单件组成的一件藏品，每个单件本身也是藏品，具有重要的价值。但是计件、登帐时，该藏品只能作为单件录入档案，丢失了很多重要的信息。对于这样的藏品，应采用“父子关系”进行录入。计件统计时，只统计“父藏品”，但是进行藏品管理与藏品信息采集时，所有单件藏品的信息都要完整详细地包括在内。除这类藏品以外，如连环画的100页手稿这类藏品也有其独特的计件方式。每一页手稿按照100件单独登帐的藏品来计件统计。同时，手稿之间存在着类似兄弟的关系，缺少任何一页，整个藏品都是不完整的。因此，录入这些藏品信息时，应该保证准确全面地反应藏品其中的关联关系。

（6）细粒度的授权管理。最基本的授权需求是根据权限配置决定系统菜单树如何显示，一般控制用户只能看到自己有权操作的功能模块和功能按钮。但是，美术馆的管理依赖于藏品本身的属性，为此，软件需要提供细粒度的授权方式，根据藏品的属性来筛选、限定部分的藏品，针对藏品的部分属性，如：藏品级别类别、藏品库房、审核范围进行授权。同时，软件可以自动记录操作日志，确保其可管理、可追溯的安全性能。

（7）采用开源架构。开放源码软件是指可以被公众使用的软件，此类软件的使用、修改和发行不受许可证的限制。采用开源架构，可以降低风险，以较低的成本获取更可靠的技术、更持久的运行以及更好的扩展能力，也便于后续的系统维护、修改与升级。

（8）模块化、普适性。藏品管理系统不仅要满足文化主管部门归口管理的各级各类美术馆的管理需求，还要适用于其他各种形式的美术机构，包括民办美术馆、画廊等。同时，应针对不同规模的美术馆，提供不同的可简化系统版本，根据馆方需求选择运行系统中的部分模块。

（9）与其他业务系统集成。美术馆最重要的应用系统一般包括：藏品管理、网站、数字资源、OA(办公自动化)等。藏品信息是网站的重要数据来源，数字资源主要是指有关藏品的图片、影视等资料，而OA中会有大量关于藏品的审批流程。设计者需要充分考虑到各个系统的集成性，通过公用接口，实现各个业务系统的数据交换，尽量减少二次开发，避免信息孤岛。

5.功能概要

藏品管理系统的总体目标是：以藏品本体信息为核心，以工作流程为主线，依据相关标准采集、管理、加工藏品数字资源，建立用户授权、资源采集、资源整合、资源目录为一体的综合业务平台，实现藏品保管、研究、展示一体化，提高美术馆的工作效率和管理水平。目前，市场上较为成熟适用的藏品管理软件，在用户界面的功能模块方面已基本完善，本文不再详述，以下仅针对三种不同的系统用户所需要的主要功能进行简述：

（1）美术馆系统管理员：账号管理，基础档案管理，模板管理，指标项定义，流程定义，数据导入与导出、备份与恢复；

（2）美术馆业务人员：在库藏品数据采集，藏品征集、鉴定、编目及登录，出入库申请、审核、点交、归还，修复、损毁及注销，分类账，总账，辅助账，参考品管理，查询检索、统计报表，数字资源管理，影像处理，包括：自动生成缩略图、水印、局部放大、缩小、翻转、透视等，科研、宣传、出版，库房；

（3）云平台系统配置与运行管理人员：接受申请、审批后，为美术馆开通系统，功能、性能、资源初始化配置，人员初始化授权，运行日志，系统管理。

6.可能存在的问题与对策

（1）软件研发和云平台的建设与运行，需要一定的预算。借助全国美术馆藏品普查项目，数据中心已经具备了一定的规模，但是要保证数据中心长期运行，为行业提供持续性服务仍需要经费。为此，除了相对固定的财政预算之外，也可引入其他机构，以公益的形式免费提供上述运行经费或服务。

（2）藏品管理系统作为公众产品，涉及到安全责任问题。数据中心需要承担一定的责任，特别是版权的保护，需要保证各美术馆的资源不被盗用。

（3）考虑到美术馆之间的差异性，较大规模的美术馆可能已经或将要自行建设藏品管理系统。此时，可以根据标准规范，通过数据交换接口，将美术馆本地的藏品管理系统与云平台的系统结合起来。

（责编：徐沛君实习生—马可昕）